TERKINIKU.COM, Samarinda – Kabid Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman, menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang lebih baik sangat penting, dalam menghadapi potensi isu hukum yang memerlukan dokumen penting.
Hal tersebut kini tengah difokuskan dispora kaltim, khususnya pemusnahan arsip fisik yang sudah tidak relevan lagi sebagai bagian dari upaya peningkatan efisiensi administrasi.
“Langkah ini mencakup dorongan untuk digitalisasi arsip, sebagai langkah strategis dalam modernisasi pengelolaan dokumen pemerintahan,” ujarnya.
Dilanjutkan Rasman, dokumen yang masih relevan harus segera dipindahkan ke format digital, agar tetap aman dan mudah diakses di masa depan.
“Saat menghadapi masalah hukum atau kebutuhan mendesak lainnya, arsip tertentu bisa menjadi sangat krusial. Oleh karena itu, mengelola dokumen dalam format digital sangat diperlukan,” ungkap Rasman.
Pemusnahan arsip fisik yang dilakukan Dispora Kaltim, berdasarkan catatan mereka, mayoritas berasal dari periode 2005 hingga 2011. Pada masa itu, digitalisasi dokumen belum dilakukan secara luas, sehingga banyak arsip yang sekarang tidak lagi relevan.
Rasman menjelaskan bahwa pemusnahan arsip tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan berdasarkan pertimbangan matang. Arsip yang sudah lebih dari sepuluh tahun dianggap tidak relevan dan dianggap beban penyimpanan, yang tidak efisien apabila terus disimpan dalam bentuk fisik.
“Dokumen yang lebih dari sepuluh tahun sudah tidak diperlukan lagi, jadi lebih baik dimusnahkan. Pemusnahan ini bukan tanpa alasan, dan dilakukan dengan hati-hati,” jelasnya.
Digitalisasi, dipandang Rasman sebagai upaya positif, agar Dispora Kaltim dapat mengelola arsip lebih efektif dan efisien. Terlebih, teknologi digital telah membawa kemudahan dalam pengelolaan dokumen dan memastikan dokumen yang diperlukan dapat diakses dengan mudah tanpa khawatir kehilangan informasi penting.
“Digitalisasi memberikan kita keuntungan dalam hal efisiensi, mempermudah pencarian, dan memastikan pengelolaan dokumen yang lebih aman. Kami percaya ini akan mendukung kelancaran operasional di masa depan,” tandas Rasman.
