TERKINIKU.COM, SAMARINDA – Transformasi kearsipan digital tak hanya membantu dalam pengaksesan informasi secara lebih efisien, tetapi juga dalam perlindungan dan pelestarian dokumen penting serta peningkatan keamanan data.
Akan hal tersebut, pemerintah menyadari bahwa pendekatan digital merupakan kunci untuk mempermudah aksesibilitas informasi yang dapat mendukung berbagai kebijakan dan keputusan strategis.
Untuk itu, Penjabat (Pj) Gubernur Kalimantan Timur (Kaltim), Akmal Malik, menyampaikan pentingnya digitalisasi kearsipan saat membuka Rapat Koordinasi Nasional Kearsipan Tahun 2024. Acara ini merupakan bagian dari rangkaian kegiatan Hari Kearsipan Nasional (HKN) Ke-53 yang berlangsung di Ballroom Hotel Mercure Samarinda, Rabu (29/5/24).
Dalam pidatonya, Akmal Malik menekankan bahwa transformasi dari sistem kearsipan berbasis kertas ke sistem digital merupakan sebuah keharusan.
“Ini bukan hanya tentang efisiensi, tetapi juga tentang keberlanjutan dan keamanan informasi,” tegas Akmal Malik di hadapan para peserta rapat.
Akmal Malik, yang sebelumnya juga pernah menjabat sebagai Pj Gubernur di Sulawesi Barat, menuturkan bahwa pendekatan digital dalam pengelolaan data telah menjadi bagian penting dari pengalamannya. Ia menyadari bahwa hubungan antara pemerintah pusat dan daerah sering kali mengalami hambatan karena perbedaan data yang dimiliki masing-masing pihak.
“Pengalaman saya di Sulawesi Barat menunjukkan betapa krusialnya pendekatan digital dalam menyiapkan dan mengelola data. Selama ini, hubungan pusat dan daerah sering terkendala oleh perbedaan keyakinan atas kebenaran data yang dimiliki,” ujarnya.
Menurut Akmal Malik, salah satu masalah utama yang dihadapi adalah perbedaan keyakinan antara pemerintah pusat dan daerah terkait keabsahan data yang dimiliki masing-masing pihak. Pemerintah pusat sering kali meyakini bahwa data mereka adalah yang paling akurat, begitu pula dengan pemerintah daerah.
“Selalu ada perbedaan keyakinan. Pemerintah pusat dan daerah sama-sama yakin bahwa data mereka yang benar,” jelasnya.
Di samping itu, Akmal Malik juga mengungkapkan bahwa salah satu tantangan utama yang dihadapi Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur saat ini adalah masalah keamanan data dan fleksibilitas data yang kompleks. Tidak semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) memahami pentingnya dan cara mengelola data secara fleksibel dan aman.
Ia mengakui, Pemprov Kaltim sangat mendukung tema HKN kali ini, yaitu ‘Sustainable Archiving for the Best Future’ atau Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan Terbaik.
“Melalui tema ini, kami berharap dapat merumuskan langkah-langkah strategis untuk memperkuat sistem kearsipan di Indonesia,” ungkapnya.
Akmal Malik menambahkan bahwa pandemi COVID-19 juga telah mempercepat kesadaran akan urgensi pendekatan digital dalam berbagai aspek, termasuk dalam hal kearsipan. Digitalisasi dianggap sebagai solusi untuk memastikan data tetap terjaga dan mudah diakses di tengah situasi darurat seperti pandemi.
“Pandemi COVID-19 telah membuka mata kita akan pentingnya pendekatan digital. Ini bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang kesiapan dan responsivitas terhadap situasi darurat,” jelasnya.
Ia berharap, dengan adanya digitalisasi, semua pihak, baik di tingkat pusat maupun daerah, dapat mengoptimalkan pengelolaan arsip dan memperkuat kolaborasi antar pemerintah.
“Semoga langkah digitalisasi ini dapat mempererat hubungan antara pemerintah pusat dan daerah, serta menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien dan handal.” tutup Akmal Malik.
Dengan demikian, transformasi digital dalam pengelolaan arsip bukan hanya sebuah pilihan, tetapi sebuah keharusan untuk mencapai tata kelola pemerintahan yang lebih baik dan adaptif terhadap perubahan zaman. (Ehd)
